Parece mentira, pero —en estos tiempos de software y tecnología cada vez más avanzada— hay áreas de mantenimiento que todavía se respaldan en hojas de cálculo como Excel o Google Sheets y envíos de correo electrónico para la gestión de sus tareas.
Sin embargo, hay múltiples razones por las que migrar a un Software de Gestión y Mantenimiento de Activos (CMMS) para gestionar las tareas de mantenimiento de una organización.
Sigue leyendo y entérate por qué llegó el momento de que tu empresa también comience a utilizar un CMMS.
¿Excel o CMMS?
Excel fue de gran ayuda para la gestión de mantenimiento desde mucho antes que los software como servicios (SaaS) comenzaran a hacerse populares y disponibles. Era la única herramienta accesible para cualquier organización, y pronto se convirtió en la solución de referencia frente a la inexistencia de otras opciones personalizadas.
De hecho, muchas organizaciones dieron el primer paso hacia la digitalización de la gestión de mantenimiento mediante Excel. Definitivamente, era una gran alternativa frente al lápiz y el papel.
Pero, incluso luego de que el avance tecnológico hiciera que los sistemas informáticos evolucionaran para todos, muchos continuaron con las conocidas hojas de cálculo debido a que son herramientas fáciles de entender y utilizar.
No vamos a negar que Excel presenta ciertas funcionalidades que son útiles para la gestión de mantenimiento:
- Un archivo puede mostrarles a los técnicos cuándo y dónde se supone que deben completar el trabajo, y luego estos pueden actualizarlo con el estado de la tarea, las partes de inventario utilizadas y otros detalles.
- Los gerentes de mantenimiento pueden manipular el archivo para preparar reportes y análisis.
- La configuración del archivo es bastante fácil para cualquier persona que tenga conocimientos mínimos de cómo utilizar el programa.
- Excel es accesible y, a menudo, se compra para distintas áreas y fines dentro de una organización, no solo para el área de mantenimiento.
Anuncios
Sin embargo, en la actualidad —con la creciente complejidad no solo del mantenimiento en sí mismo, sino también de los activos—, las hojas de cálculo se quedan cortas. Ni hablar si se trata de administrar grandes volúmenes de datos, activos, actividades, recursos, un equipo creciente de colaboradores y proveedores.
El principal problema de las planillas de cálculo es que la entrada de datos se hace en su mayor parte de forma manual. Por lo que se necesita mucho tiempo para ajustar los flujos de trabajo, por un lado. Y, por el otro, se corren grandes riesgos de cometer errores durante el proceso.
Además, son pocas las chances de trabajar en tiempo totalmente real y simultáneamente en un mismo archivo. Mucho menos de obtener actualizaciones predictivas basadas en el historial del mantenimiento de activos anteriores o lograr integraciones con la gestión de inventario, por ejemplo.
En este sentido, un CMMS ahorra tiempo y trabajo reduciendo las tareas manuales dentro de la gestión de mantenimiento. Y, por supuesto, es una solución personalizada y diseñada específicamente para estas funciones.
Hay quienes sostienen como argumento en contra del CMMS que es un servicio pago y costoso. Sin embargo, hay soluciones accesibles como Consuman que, además, generan tales beneficios y ventajas que compensan cualquier inversión que pueda hacerse.
CMMS, siempre CMMS
Por muy buenas que resulten las hojas de cálculo para ordenar datos y administrar interacciones, una gestión de mantenimiento de activos efectiva y eficiente requiere poder mirar más allá de los datos y comprender el contexto detrás de cada actividad de mantenimiento.
Es decir, son necesarios indicadores como tiempo medio entre fallas, tiempo medio entre reparaciones, disponibilidad y confiabilidad, uso de los operadores, entre otros. Y, también, acceso inmediato a otras informaciones relevantes, como pueden ser el stock de piezas, garantías y manuales de los activos, datos de proveedores externos, etc.
Un software CMMS hace una diferencia crucial y fundamental, pues permite acceder a este contexto con un mínimo esfuerzo y de manera instantánea.
Claro que, además, esta tecnología conlleva una serie de ventajas extra que hacen que la decisión entre Excel y CMMS tenga una sola respuesta posible.
Reducción de costos
La primera razón es clara: si puedes extender la vida útil de los activos, hay una gran cantidad de gastos que se ahorran. Y si, además, logras evitar fallas que por ejemplo pueden generar paradas de producción (y pérdidas cuantiosas), la balanza de costos queda claramente a favor de la organización.
Un CMMS recolecta de forma automática información sobre los activos mucho más completa que la que puedes cargar en un Excel, exponiendo la data de forma clara para que tomar decisiones acertadas sea mucho más fácil. Asimismo, puedes programar alertas que contribuyan a un mantenimiento preventivo eficaz.
Mejor gestión del inventario
Tener los recursos necesarios para reparar o hacer mantenimiento de un activo es fundamental para evitar paradas extensas. Pero tener un stock demasiado grande puede ser contraproducente en términos de inmovilización del capital de trabajo.
Un CMMS es perfecto para mantener el equilibrio entre ambas situaciones, ya que permite conocer qué recursos son necesarios para los trabajos programados, reasignar niveles de stock requeridos e, incluso, actualizar las prioridades de reposición.
Además, posibilita la reducción de los errores humanos consecuentes de la carga manual de la información, proporcionando una base de datos centralizada y automática que, a su vez, habilita a múltiples usuarios a visualizar la data simultáneamente.
Comunicación simplificada
Encontrar, monitorear y actualizar a cada miembro del equipo de trabajo implica mucho tiempo. Ni hablar si también están involucrados en las tareas equipos externos. Todo lo que implica la gestión de órdenes de trabajo, de principio a fin, es tan importante como demandante en tiempos.
Un CMMS automatiza todo el proceso gracias a las notificaciones y la habilitación de una única plataforma desde la cual se puede gestionar las órdenes de trabajo por completo. Si además eliges Consuman, puedes hacerlo desde cualquier dispositivo móvil.
Es tan sencillo como asignar una orden de trabajo para que al empleado en cuestión le llegue una notificación a su teléfono móvil con toda la información que necesita para realizar su tarea. Y, una vez que la finaliza, lo deja asentado en la misma plataforma desde su dispositivo móvil. Incluso puede cargar fotografías de la reparación para una información más completa.
Esto, ciertamente, también incrementa la eficiencia operacional y aumenta la productividad de los equipos.
El mejor CMMS
Ya no caben dudas de que escoger un CMMS en vez del viejo y conocido Excel es la mejor decisión posible para un mantenimiento que realmente funcione y cuyos beneficios superen con creces el esfuerzo dedicado.
Ahora bien, ¿qué CMMS es el mejor? Sin dudas Consuman! Que te permite controlar y supervisar activos y tareas de mantenimiento desde una web sencilla y dinámica con la última tecnología de desarrollo y el alcance predictivo del monitoreo. O desde una app en tus dispositivos móviles, para consultar y actualizar datos desde cualquier sitio.
También podrás visualizar tus activos en 3D, gestionar el inventario y las órdenes de trabajo a partir de códigos QR, acceder a herramientas pensadas específicamente para la toma de decisiones e, incluso, establecer y controlar las metas ambientales del negocio.
Un CMMS es la mejor opción para tu empresa, y Consuman es la mejor solución que puedes elegir. Contamos con el mejor servicio, adaptado 100% a las necesidades de tu organización, y solo tienes una forma de comprobarlo: solicitando una demo y experimentando directamente las ventajas que tenemos para ti.
¿Qué esperas? Hazlo ahora mismo.
