La elección de un sistema de gestión de activos, no es un proceso sencillo. Existe en el mercado una amplia variedad de tipos y formas de software de gestión de activos, por lo que la tarea de elegir la mejor opción puede parecer una experiencia abrumadora.
Por lo tanto, antes de la etapa final del proceso de compra, es importante comprender lo que desea lograr al incorporar un EAM-CMMS y si el mismo se ajusta a las necesidades de su organización. De esta manera, podrá asegurarse de que su empresa implemente un sistema de gestión de activos compatible y más ventajoso.
Le presentamos una guía de preguntas frecuentes antes de contratar un software de gestión de activos:
- ¿Tiene el proveedor experiencia?
Es vital conocer la experiencia del proveedor para saber si le proporcionarán un software de gestión de activos probado que se adapte a las necesidades de su organización.
Debe buscar información como el número de años en el negocio, casos de éxito, calificaciones en los sitios de reseñas y si ha trabajado en una industria similar a la suya antes. Asegurándose así, de que el proveedor tenga buena reputación, sea de confianza, comprenda lo que su empresa necesita y tenga la experiencia necesaria para abordar cualquier problema que pueda surgir.
- ¿Cómo es la implementación del software?
El proveedor de CMMS debe contar con un plan de implementación, para poder tener en claro cuáles son las opciones de instalación y el tiempo que llevará la configuración del software.
La mayoría de los proveedores ofrecen dos opciones de implementación para que se adapte a las diferentes circunstancias: local o en la nube.
El software local se instala y ejecuta en las computadoras y servidores de su empresa. Esto le permite controlar completamente sus procesos y crear soluciones personalizadas y específicas de la empresa.
Por otro lado, el software en la nube se aloja en el servidor del proveedor «en la nube», al que se accede a través de una conexión a Internet, ya sea a través de un sitio web o una aplicación o solución de software específica. De esta manera, accederá a los datos de manera flexible y simple, independientemente de su ubicación.
Generalmente, las soluciones en la nube son mucho menos costosas y ofrecen a los usuarios un nivel mucho más alto de soporte con funciones optimizadas del producto.
- ¿Qué tan complejo es la utilización del software?
La usabilidad es clave. No verá un retorno de la inversión si está perdiendo tiempo, recursos y dinero esforzándose por comprender cómo utilizar su nuevo software de gestión de activos. Un CMMS no es solo para los miembros expertos en tecnología de su organización, sino para todos los colaboradores, desde los técnicos de mantenimiento de la planta hasta los gerentes que necesitan usar eficazmente su CMMS a diario.
Si sus empleados tienen dificultades para aprender el sistema o, peor aún, se niegan a aprenderlo porque es demasiado frustrante, la implementación no será exitosa.
Por lo tanto, un CMMS que sea fácil de acceder y utilizar por cualquier miembro del equipo, es vital.
- ¿Cuál es el costo real?
Es importante comprender todos los costos que conlleva implementar un software de gestión de activos. Los costos pueden variar según las funcionalidades deseadas, la cantidad de usuarios, el volumen de datos que administra, el tipo de implementación y la concesión de licencias hasta los costos de actualizaciones futuras y soporte continuo.
Si no desea quedarse atascado con costos adicionales inesperados, debe asegurarse de que los precios sean transparentes desde el principio y además averiguar si existe una política de reembolso.
Es necesario tomarse el tiempo para comunicarse directamente con el proveedor antes de adquirir el software CMMS. Estas cuatro preguntas pueden orientarlo en su consulta con el proveedor:
- ¿Cómo es la estructura de precios?
Los CMMS pueden relacionar sus costos con la cantidad de usuarios que acceden al sistema, o la cantidad de órdenes de trabajo enviadas mensualmente o puede depender de cuántos sitios, edificios o departamentos tenga o adquiera la empresa.
Los CMMS basados en la nube, suelen ser más flexibles y están disponibles en pagos incrementales (anuales o mensuales). Alternativamente, el software con implementación local, que debe instalarse en servidores dedicados de la empresa, generalmente tiene un costo inicial más alto; además es posible que se deba pagar mensual o anualmente las tarifas de licencia y una suscripción de soporte.
- ¿Se cobra por cada usuario adicional?
Si bien algunas soluciones CMMS se basan en una tarifa de licencia plana, otras cobran una cantidad cada vez mayor según la cantidad de usuarios que accedan al sistema. Otra alternativa pueden ser los paquetes que permitan un número ilimitado de usuarios
- ¿Ofrecen garantía?
Encontrar el CMMS adecuado es un trabajo duro y, si no está satisfecho, es importante tener la opción de un reembolso. Por lo que se le debe preguntar al proveedor si ofrece algún tipo de garantía de satisfacción, cuánto dura y cuáles son los términos. Debido a que la instalación e implementación del software CMMS puede ser un proceso largo de varias semanas o meses, es razonable tener un período de reembolso extendido.
- ¿Cuál es el costo de instalación?
El costo de instalación del software puede ser costoso y un factor decisivo. Es necesario averiguar sobre el costo típico de instalación, y crear una estimación de acuerdo a las características de la organización.
La configuración del sistema generalmente ocurre de dos maneras: el cliente configura todo o el cliente paga al proveedor para que ayude en el proceso. La decisión sobre la autoconfiguración no solo debe basarse en el costo, sino también en las habilidades técnicas disponibles necesarias para llevar a cabo la instalación y puesta en marcha.
5. ¿Ofrecen capacitación?
La formación adecuada es la clave para una implementación exitosa de un software de gestión de activos, ya que los niveles de habilidad informática varían de una persona a otra. Por ello, es importante que el proveedor ofrezca un plan de formación y determinar el modo de llevarlo a cabo: el material que se proporcionará, cuánto tiempo tendrán acceso los usuarios a ese material, que tipo de capacitación se ofrece (tutoriales en vídeo, seminarios web, sesiones de aprendizaje en oficinas centrales o si envían un capacitador a las instalaciones de la empresa). Asimismo, averigüar si la capacitación está incluida en la tarifa.
6. ¿Brindan servicio de soporte técnico?
Es necesario informarse sobre los servicios de soporte técnico antes de comprar un CMMS.
Es importante saber cómo el proveedor brinda soporte técnico tanto para emergencias como para no emergencias. Para ello se deben considerar tres aspectos:
- Los plazos en los que se puede contactar con el equipo de soporte y el tiempo de respuesta esperado, ya que si un error del sistema interrumpe la funcionalidad de su mantenimiento o cualquier característica que sea vital, es esencial resolver el problema lo antes posible.
- Los medios de comunicación que tiene disponible el equipo de soporte, que pueden ser correo electrónico, por teléfono o chat.
- Si existen costos asociados con los servicios de soporte específicos que se brindan.
7. ¿Puede el software de gestión de activos evolucionar junto con la empresa?
Las empresas son dinámicas, lo que significa que cambian y evolucionan con el tiempo. Por esa razón es necesario que el software de gestión de activos que contrate tenga escalabilidad, es decir, la capacidad para expandirse (o reducirse) y satisfacer los requerimientos de la empresa a través del tiempo. Un CMMS escalable seguirá siendo eficiente y práctico cuando se impongan demandas adicionales al sistema, como agregar más usuarios, almacenar más datos o el cambio de tareas del personal de mantenimiento. Asegurándose de que el software evolucione junto con la organización.
