Implementar herramientas tecnológicas que simplifiquen el mantenimiento de los equipos es clave para potenciar los procesos operativos. Las diferentes funcionalidades de un software de gestión de activos permiten a las organizaciones obtener registros de fallas y reparaciones, calcular los gastos asociados y administrar adecuadamente los flujos de trabajo.
Por este motivo, cuando ponen en marcha una solución de administración de activos y mantenimiento, pueden mejorar la calidad de su operatoria, controlar sus costos, ahorrar tiempo y esfuerzo, y aumentar su rentabilidad.
8 funcionalidades de un software de gestión de activos que potencian tu empresa
Las soluciones que llevan a cabo la administración del funcionamiento de la maquinaria son plataformas que contienen una base de datos en la cual se centraliza toda la información sobre las tareas de mantenimiento.
Control de inventario de repuestos y herramientas, monitoreo del ciclo de vida de los equipos, administración de presupuesto y personal son algunas de las funcionalidades de un software de gestión de activos. A continuación, te contamos las más importantes.
1. Visibilidad del estado de los activos y gestión de su ciclo de vida
Las plataformas de administración de equipos ofrecen una visión integral sobre su estado y su funcionamiento, brindándoles la posibilidad a las empresas de hacer un seguimiento en términos de inspecciones y verificaciones de seguridad.
Asimismo, entre las principales funcionalidades de un software de gestión de activos, podemos incluir el manejo de su ciclo de vida. A través de este tipo de plataformas, los responsables de mantenimiento pueden obtener datos de los equipos en tiempo real y analizar el desempeño de los recursos que se encuentran en funcionamiento para identificar posibles inconvenientes y realizar los ajustes pertinentes para evitar que aparezcan.
2. Control de incidencias
Los sistemas de gestión de activos permiten a las organizaciones tener un registro completo sobre los incidentes, desde el momento en el cual se detecta una falla hasta que se notifica a los operadores y se emite una orden de trabajo relacionada con la reparación. De esta manera, los usuarios pueden auditar las incidencias y los flujos de tareas asociadas a ellas.
A su vez, estas plataformas recopilan datos e información y ofrecen indicadores clave de rendimiento que ayudan a identificar problemas recurrentes en las máquinas para tomar decisiones adecuadas que contemplen reparaciones o sustituciones.
3. Administración de presupuesto
Asimismo, los softwares de administración de activos permiten gestionar los presupuestos de manera automatizada, haciendo que este proceso se torne mucho más rápido y eficaz.
Los sistemas mejoran la visibilidad y la trazabilidad de la facturación, aumentan los niveles de control de los gastos y hacen más efectiva la inversión.
4. Centralización de la información
Es complejo tomar decisiones de negocio cuando no se cuenta con la información necesaria o cuando los datos no están unificados. Por ejemplo, para solucionar problemas en un activo efectiva y rápidamente, es necesario que los técnicos sepan cuándo fue inspeccionado o reparado, qué repuestos se cambiaron, quién efectuó los trabajos, entre otras cuestiones.
Los softwares de gestión de activos centralizan los registros, unificando órdenes de trabajo, tareas completadas, presupuestos asociados, piezas reemplazadas y toda la información que atañe al mantenimiento de los equipos.
5. Gestión de proveedores
Por otro lado, estas plataformas permiten optimizar el vínculo con los proveedores, ya que facilitan el envío y la actualización de órdenes de trabajo y tareas realizadas o por realizar.
A los prestadores externos de servicios se les asigna automáticamente una orden de trabajo, en función de criterios de especialización y geográficos. A su vez, ellos pueden actualizar el estado de las tareas y los gastos.
Estas funcionalidades de un software de gestión de activos reducen los tiempos de trabajo y mejoran la eficiencia.
6. Control de inventario
Otra de las posibilidades que aportan las plataformas de administración está asociada a la gestión del stock de herramientas, repuestos, piezas y cualquier tipo de material necesario para llevar a cabo tareas de mantenimiento e inspección.
Esta funcionalidad no solo reduce tiempos y costos, sino que también evita el sobreaprovisionamiento y la falta de existencias en el inventario, dos situaciones que traen inconvenientes a las organizaciones.
7. Seguimiento de órdenes de trabajo
Gracias a estos softwares se puede gestionar y hacer un seguimiento en tiempo real las órdenes de trabajo, ya que se almacenan en una base de datos centralizada.
Al acceder a la plataforma, los usuarios pueden ver el estado de cada tarea, su progresión, las incidencias y el tiempo estimado de finalización.
8. Estandarización de los procesos de mantenimiento
Para lograr que los activos funcionen de manera adecuada y extender su vida útil, es necesario llevar a cabo tareas de mantenimiento programadas y estandarizadas, y contar con un sistema que centralice métricas como inspecciones realizadas, fallas, reparaciones, costos, piezas sustituidas, tareas ejecutadas, entre otras.
Llevar a cabo tareas de mantenimiento preventivo basadas en cronogramas, procedimientos y rutinas estandarizadas es clave para prolongar la utilidad de los equipos y garantizar su buen funcionamiento.
Aprovechar al máximo las funcionalidades de un software de gestión de activos les permite a las empresas disminuir fallas operativas, reducir costos, optimizar procesos y aumentar sus márgenes de ganancia. ¿Quieres conocer más sobre estas plataformas? Contáctanos.
