Gestionar órdenes de trabajo de manera eficiente es clave para mejorar la planificación y asignación de recursos, extender el ciclo de vida de los activos, impulsar la rentabilidad y potenciar la operatoria organizacional.
Ahora bien, ¿cómo pueden las empresas administrar adecuadamente estos documentos sobre los servicios de mantenimiento a realizar? Te lo contamos en este artículo.
¿Por qué es importante contar con un sistema para gestionar órdenes de trabajo?
Una orden de trabajo (OT) es un documento que se utiliza para plasmar información sobre una tarea o servicio específico que es necesario realizar sobre un activo. Allí se detallan los pasos, los insumos, los presupuestos, los responsables y los plazos de ejecución de las diferentes tareas de mantenimiento, sea correctivo o preventivo.
Estas documentaciones son imprescindibles para lograr una adecuada administración de los equipos, ya que ofrecen detalles relevantes sobre las diferentes reparaciones que atraviesan a lo largo de su ciclo de vida.
Ahora bien, para que las tareas de mantenimiento sean efectivas y cumplan con el objetivo de mantener la productividad y garantizar la operatoria, es necesario contar con un sistema para gestionar órdenes de trabajo. Es decir, con un proceso formal para coordinar las OT.
Estos sistemas permiten que las compañías lleven a cabo un seguimiento adecuado y preciso del progreso de cada una de las tareas asignadas en las órdenes y ayudan a garantizar que el trabajo se complete en tiempo y forma, y que utilice de manera racional los recursos.
Además, contar con una plataforma para gestionar órdenes de trabajo brinda la posibilidad de rastrear y analizar múltiples OT en simultáneo, actividad que es vital para propiciar un correcto mantenimiento de los equipamientos.
Buenas prácticas en la gestión de órdenes de trabajo
Para que un sistema de gestión de OT sea eficiente y cumpla con su objetivo principal –garantizar el buen funcionamiento de los activos–, es preciso no solamente invertir tiempo y esfuerzo, sino también entender cuáles son las mejores prácticas para lograrlo.
Asegurarse de que la OT está confirmada
El primer paso es asegurarse de que la orden de trabajo está efectivamente aprobada y confirmada. No importa si el proyecto se discutió formalmente en una reunión o se pidió a través de un correo electrónico o chat interno, antes de empezar es imprescindible que se haga una solicitud formal que contenga el detalle de las acciones a realizar y el plazo para la ejecución.
Jerarquizar las órdenes de trabajo
Una vez aprobadas, el siguiente paso es agrupar las OT en categorías de acuerdo con su importancia, dándoles prioridad a aquellas que tienen que ver con reparaciones o tareas urgentes que no pueden esperar.
Una vez que el jefe de proyectos o de mantenimiento identificó cuáles son las acciones que requieren atención inmediata o revisten mayor valor operativo, deberá delegar las tareas de menor relevancia al personal menos calificado o, en su defecto, posponerlas.
Al jerarquizar las OT, las organizaciones evitan que acciones urgentes queden relegadas y eliminan cuellos de botella en el mantenimiento.
Emplear controles del flujo de trabajo
Otra de las buenas prácticas para gestionar órdenes de trabajo de manera eficiente es la puesta en marcha de controles. Es decir, reglas que permiten garantizar que todas las OT se ejecutan uniformemente, respetando los tiempos y el presupuesto asignados.
El seguimiento debe incluir el orden y el tiempo de realización de cada tarea, los recursos necesarios para su ejecución y los responsables de las acciones a llevar a cabo. Esta planificación no solo permite controlar todo lo que se hizo y lo que queda pendiente, sino que también evita retrasos, malentendidos y problemas eventuales.
Gestionar los recursos
A su vez, para que la gestión de las OT sea adecuada, es imprescindible administrar correctamente los recursos organizacionales.
¿Cómo se realiza esto? Teniendo en claro las acciones a ejecutar y qué recursos se necesitan, y planificando con antelación su disponibilidad, asegurándose de que se gestionan y utilizan de manera racional y adecuada.
De esta forma, se torna posible asignar los insumos y los diferentes recursos a las tareas más urgentes, lo cual reduce el tiempo de inactividad y mejora la eficiencia. Esto propicia un funcionamiento sin interrupciones.
Centralizar las OT
Una gestión adecuada de las órdenes de trabajo implica la centralización de todos los documentos en un único lugar.
Si las OT están desparramadas en diferentes hojas de cálculo, e-mails o documentos internos, aumenta la probabilidad de que surjan errores y malentendidos a la hora de procesar las solicitudes. En cambio, cuando están unificadas en un solo lugar, es muy simple saber quién es el responsable de cada orden, cuales son las tareas a ejecutar y los plazos a respetar.
La tecnología, siempre de tu lado
Una de las mejores –y más importantes– prácticas para gestionar órdenes de trabajo que no mencionamos anteriormente es la utilización de un sistema de gestión de mantenimiento de activos como Consuman.
Las OT son instrumentos de comunicación que detallan todas las acciones a realizar sobre un activo y permiten hacer un seguimiento del proceso de reparación y mantenimiento. Para que sean efectivas, es preciso no solamente digitalizarlas, sino también administrarlas utilizando herramientas potentes y de vanguardia.
Los sistemas de gestión de mantenimiento (CMMS) permiten almacenar las OT de trabajo en la nube, mantenerlos actualizados constantemente, adjuntar fotos que ilustren el pedido o el estado de los arreglos, acceder al historial de reparaciones, planificar y asignar las tareas pendientes, generar notificaciones y enviar alertas.
Todo esto, de manera unificada y con la posibilidad de poder acceder a la información desde diferentes dispositivos móviles.
Por todos estos motivos, contar con un CMMS como Consuman en tu organización es la clave para gestionar órdenes de trabajo efectiva y adecuadamente. ¿Quieres más información sobre nuestra plataforma? Contáctanos.
