El sueño de todo jefe de Planta o responsable de Mantenimiento es que los activos de su organización funcionen todo el tiempo y al 100%, sin averías ni problemas. Aunque, quizás, más que un sueño es una utopía.
Sin embargo, es posible trabajar para que las fallas en los activos se reduzcan al mínimo posible, y que las paradas imprevistas de producción se conviertan en una pesadilla olvidada. Pero ¿cómo?
Con una estrategia de mantenimiento preventivo y, sobre todo, una buena planificación.
Qué es el mantenimiento preventivo y por qué es importante
El mantenimiento preventivo consiste en una estrategia de revisiones planificadas de los activos físicos de una organización, que se realizan de forma periódica. El objetivo es controlar y cuidar los equipos para evitar o anticiparse a posibles averías.
Este mantenimiento se hace a partir de una serie de datos, información e indicadores, como el tiempo de uso, la vida útil, la cantidad de tiempo promedio entre fallas y las veces que puede usarse el activo, entre otros. Todo esto, para poder anticiparse a las fallas que, si finalmente ocurren, será sencillo de normalizarlas o repararlas.
La importancia del mantenimiento preventivo radica en dos cuestiones fundamentales:
- por un lado, extender la vida útil de los activos a través de una adecuada preservación y evitando fallas de gravedad o mayor complejidad;
- por otro, evitar paradas imprevistas en la producción como consecuencia de un activo averiado y las enormes pérdidas que esto genera para la organización.
Pero tan importante como el mantenimiento preventivo es aquello que lo hace posible: la planificación.
Un plan de mantenimiento es un conjunto de intervenciones o tareas preventivas que se realizan en los activos, a partir de un protocolo de mantenimiento según cada tipo de equipo. El propósito es cumplir con los objetivos de disponibilidad, fiabilidad y coste para extender la vida útil de los activos.
El centro de cualquier estrategia de mantenimiento preventivo requiere un trabajo metódico y planificado, con un organigrama definido y responsables que vigilen y controlen la ejecución del plan de mantenimiento en función de sus objetivos.
Lo preventivo implica una gestión del futuro; planificar el mantenimiento, a partir de conocer el pasado de los activos. Para ambos pilares, actualmente es de mucha ayuda contar con un Software de Gestión y Mantenimiento de Activos (CMMS EAM) como Consuman, ya que permite tener toda la información en una sola plataforma y facilita la toma de decisiones.
5 pasos para la planificación del mantenimiento preventivo
Llevar a cabo un plan de mantenimiento (exitoso) es clave para anticipar averías y problemas que puedan afectar los activos. Y, por lo tanto, implica también ahorrar costes y evitar grandes pérdidas económicas.
Además, es muy útil para aumentar la eficiencia tanto productiva como económica de la organización, gestionando mejor los recursos y los tiempos de trabajo.
Un plan de mantenimiento debe considerar los siguientes aspectos:
- Intervenciones rutinarias que se realizan a diario
- Tareas planificadas que se realizan durante el año
- Tareas que se realizan durante las paradas programadas
Ahora bien, ¿cómo se planifica el mantenimiento preventivo?
1. Definir objetivos
El primer paso en cualquier planificación es definir qué objetivos se buscan con ella. En el mantenimiento preventivo no es diferente: si bien siempre se busca reducir averías y paradas imprevistas, también se pueden definir indicadores de mantenimiento concretos para monitorizar el progreso.
Tener objetivos claros es fundamental para establecer prioridades y, en consecuencia, asignar los recursos necesarios a cada tarea. Pueden variar según el contexto de la organización, pero es importante que, pase lo que pase, estén definidos.
2. Hacer un inventario de los activos y una lista de tareas
El segundo paso es trazar un mapa de todos los activos de la organización que serán incluidos en el plan. Puedes dividirlos por tipo de equipo e incluso hacerlo visual, si cuentas con el apoyo de un CMMS EAM.
Además, es conveniente elaborar una ficha con los datos relevantes y el historial de cada activo, así como todos los documentos asociados a ellos: manuales de uso y mantenimiento, plazos de garantías, información y recomendaciones del fabricante, factores de seguridad y normativos, etc.; así como repuestos y consumibles que habitualmente se emplean en sus intervenciones.
Otro punto clave es registrar la criticidad de cada activo, para poder determinar así también sus prioridades.
3. Gestionar prioridades y recursos
El tiempo y los recursos disponibles son factores clave en todo plan de mantenimiento, ya que condicionan las tareas que pueden realizarse. Sobre todo, a corto plazo.
Lo mejor es, en primer lugar, establecer el presupuesto disponible para abordar las acciones de mantenimiento. Y, a partir de allí, planificar las prioridades y los recursos.
En los primeros pasos ya es posible conocer cuáles son los activos que deben priorizarse en la planificación, en función de los objetivos del plan y del nivel de criticidad de cada equipo.
Con esta información, el siguiente paso es gestionar los recursos humanos y asignar las tareas a los equipos adecuados. Lo que dependerá también del orden de dificultad de las reparaciones, así como de la especialidad y de formación de los miembros del equipo.
Generalmente, en lo que es mantenimiento preventivo, será suficiente con mano de obra no especializada, como pueden serlo los mismos operarios de los equipos (ya que usualmente solo es una verificación). Pero, en ocasiones, también se necesita mano de obra calificada o con certificación legal, que suelen resolverse con contratos de mantenimiento.
Es importante listar todos los contratos, ya que representan costos fijos. Así como inventariar los proveedores externos junto con sus datos e información relevante.
Otras cuestiones a considerar son las siguientes:
- si los trabajos se realizan con máquina parada;
- si se dispone de los repuestos y maquinarias necesarios para las intervenciones planificadas;
- cuál es la duración estimada de cada tarea.
Asimismo, es importante dejar un 10% de tiempo disponible en la asignación de tareas a los equipos, ya que puede ser necesario realizar mantenimiento no planificado. Esto hace posible cumplir el plan incluso frente a imprevistos en el área.
4. Documentar, ejecutar y volver a documentar
Documentar el plan de mantenimiento es tan sencillo como establecer un cronograma con las tareas a realizar sobre cada activo. La forma tradicional es hacerlo a mano o en una hoja de cálculos, pero es mucho más sencillo hacerlo con un CMMS EAM que digitaliza la parte documental y permite también la automatización de tareas.
Luego es el momento de comenzar la ejecución del plan y, con él, de las tareas programadas. Para esto es importante programar alertas para cada operación que, en un software de mantenimiento, ya vienen automatizadas con el sistema.
Finalmente, es necesario también documentar todas las intervenciones que se vayan realizando a través de las órdenes de trabajo. Esto es para que quede constancia de las tareas realizadas.
5. Crear los KPI y analizar la información del plan
Los indicadores de rendimiento te ayudarán a darte cuenta de si el plan de mantenimiento va por buen camino en cuanto al cumplimiento de sus objetivos. Quizás de forma manual sea algo complejo, pero con CMMS EAM los cálculos se pueden realizar automáticamente y visualizar de forma sencilla.
La medición y el seguimiento te permitirán ir ajustando detalles en el plan y mejorando las cuestiones que no estén funcionando tan bien para, así, lograr los objetivos planteados en el primer paso.
Consuman: la mejor solución para tu plan de mantenimiento
Utilizar un Software de Gestión y Mantenimiento de Activos (CMMS EAM) como Consuman hace que todos estos pasos sean mucho más fáciles de realizar, aumentando la precisión y la eficiencia de las tareas dentro del plan de mantenimiento.
Con Consuman podrás disponer de toda la información sobre tus activos en una única plataforma web, a la que podrás acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Además, también podrás gestionar tareas desde tu celular, y automatizar las alertas de trabajo para que todo se realice en tiempo y forma, tal y como fue planificado. Y estar al tanto en tiempo real sobre lo que sucede con todos los activos de la organización.
Asimismo, nuestro software reúne toda la información sobre activos, equipos y tareas, y entrega informes actualizados a través de dashboards dinámicos, visuales y simples de analizar. Así, facilita la toma de decisiones de los jefes de Planta y los responsables de Mantenimiento.
El mantenimiento preventivo es indispensable para las organizaciones que buscan optimizar costos y eficiencia. Y Consuman es indispensable para el mantenimiento preventivo.
Anímate a una nueva forma de gestionar y planificar tus tareas de mantenimiento. ¡Conócenos!
