¿Su planta está perdiendo dinero?

En momentos de incertidumbre debemos proteger nuestras empresas y activos, buscando mantener la calidad de nuestros procesos a la vez que reducimos los costos. 

¿Cómo reducir los costos de su planta con un software de gestión de activos? En este artículo le contamos todos los detalles que necesita saber.

1. Que es un software de gestión de activos

Teóricamente existe una herramienta para cada función que uno debe desempeñar. Y decimos teóricamente porque en la práctica muchas veces se utilizan herramientas que cumplen la función pero no fueron pensadas para esa tarea.

Se puede utilizar Paint para editar fotos profesionales; se golpea un clavo con una pinza de costado como si fuera un martillo; o se utiliza una moneda como si fuera un destornillador. Ejemplos sobran. Aunque la tarea se cumpla, no siempre se hace de la forma más eficiente y se corren riesgos innecesarios.

En la gestión de mantenimiento, más del 90% de las empresas utilizan lápiz y papel, o planillas Excel, en lugar de la herramienta adecuada: un Software de Gestión de Activos.

También llamado CMMS, el software de gestión de activos permite a las empresas planificar, distribuir y realizar un seguimiento de la gestión de tareas asociadas a órdenes de trabajo. Optimizar la gestión y el mantenimiento de sus activos, incorporar tareas de mantenimiento preventivo, manejar niveles de inventario y gestionar stock y compras.

Así las empresas ganan visibilidad de los costos y tiempos asociados a la gestión operativa para mejorar la toma de decisiones.

2. Cuales son los principales generadores de costos dentro de una planta

Trabajar con carpetas, papeles o planillas de Excel puede ser simple al comienzo, y con equipos muy chicos (2 o 3 personas). Pero al empezar a sumar equipos, ubicaciones, contratistas, personal, y activos, todo se vuelve más complicado.

La falta de calidad en los datos, la ausencia de herramientas para informar en campo, y las deficiencias en la comunicación del equipo son algunos de los problemas a los que se enfrentan los líderes de mantenimiento que no cuentan con una plataforma de gestión adecuada.

Algunos otros factores generadores de costos son:

A nivel procesos y gestión operativa

• El tiempo de inactividad puede costar desde unos pocos miles hasta unos pocos millones de dólares cada año.

A nivel ciclo de vida de los activos

• Falta de herramientas para aumentar la disponibilidad, rendimiento y calidad de los activos.
• Falta de capacidad para hacer monitoreo en base a condición de los equipos.
• Deterioro y averías de los activos, por falta de mantenimiento.

Gran parte del ROI (Retorno de la inversión) de un software de gestión de activos radica en garantizar que las personas correctas tengan visibilidad de indicadores y alertas para que los activos obtengan el mantenimiento que necesitan en tiempo y forma.

A nivel de inventario

• Compra de repuestos de emergencia ante fallas inesperadas de los activos.
• Exceso de existencias, al no poder realizar un seguimiento del inventario.
• Falta de localización del inventario que aumenta el tiempo de inactividad y los costos laborales.

De la misma forma que gestionamos inventario de insumos consumibles, podemos gestionar inventario de herramientas y materiales, cuya trazabilidad ahorra muchos problemas como pérdidas, robos y sus costos asociados.

A nivel trabajo

• Averías o roturas no planificadas, generan la necesidad de tener que salir a comprar apurado y sin planificar, o tener que contratar personal adicional o recurrir a contratistas costosos.
• Mala calidad de los datos, producidos por errores en la carga al no usar medios digitales especializados.
• Si para reportar problemas se depende de mails, chats o llamadas telefónicas, en lugar de utilizar un sistema integrado de tickets, se está perdiendo la posibilidad de generar una trazabilidad completa desde que se reporta la falla hasta que se resuelve, incluso pudiendo dar puntaje a la resolución de dicho problema.
• Tener un mantenimiento orientado más a correctivos que a preventivos o siempre estar “apagando incendios”. Está demostrado que es hasta tres o cuatro veces más costoso el mantenimiento correctivo que el preventivo.

3. Cómo ayuda el Software de Gestión de Activos (EAM-CMMS) a reducir los costos

Un CMMS puede ayudarlo a reducir el tiempo de inactividad y los costos relacionados:

1. Comprendiendo el costo de cada hora de inactividad
2. Dando seguimiento al número de horas de inactividad antes y después de implementar un CMMS.

Se ahorra considerable dinero en la entrada de datos al utilizar software de gestión especializado. Mejora la calidad de los datos, su trazabilidad y la asignación de tareas se hace de forma descentralizada, se evitan así errores humanos, doble carga de datos y se agiliza la operatoria.

Brinda visibilidad de tipos individuales de fallas o tareas de mantenimiento preventivo para reduciendo el tiempo de inactividad en cada caso.

El Software de gestión de activos (CMMS/EAM) puede ayudar a reducir los costos mediante:

Prolongación de la vida útil de los activos	Optimización de la Gestión de Inventario
Reducción del tiempo de inactividad de los equipos y las paradas no planificadas	Automatización de informes

1. Prolongación de la vida útil de los activos:

Un CMMS ayuda a monitorear los activos y a desarrollar programas de mantenimiento preventivo, siendo la mejor manera de garantizar que los mismos estén en óptimas condiciones, funcionando correctamente sin alteraciones. Esto permitirá automáticamente la prolongación de la vida útil, lo que a su vez reducirá los costos de reparación, ahorrando tiempo y dinero.

2. Optimización de la gestión de inventario:

Los faltantes y sobrantes de stock generan grandes costos. Por un lado, tener exceso de inventario aumenta los costos operativos, y por otro lado, tener faltantes de piezas o repuestos clave puede llevar a grandes pérdidas de producción y a pagar de más por pedidos apresurados. Las soluciones CMMS permiten la optimización de la gestión de inventario, ayudando a administrar herramientas, suministros, contratos de servicio, garantías y, lo más importante, asegurar que las piezas críticas estén disponibles cuando sea necesario.

Con un CMMS se pueden realizar las siguientes actividades:

• Establecer rangos de cantidad mínima y máxima.
• Enviar alertas por correo electrónico sobre niveles bajos de inventario.
• Proporcionar información detallada sobre los proveedores y los costos de las piezas.
• Generar órdenes de compra cuando sea necesario.
• Realizar el seguimiento de la información sobre el uso y los costos de las piezas.
• Reducir los escenarios de robo.

3. Reducción del tiempo de inactividad de los equipos y las paradas no planificadas:

El tipo de mantenimiento reactivo, es decir, el mantenimiento del equipo después de que ocurra una falla, tiene desventajas. El costo del mantenimiento de equipos defectuosos es mucho mayor al costo del mantenimiento para evitar que esos activos fallen. Cada minuto que el activo se encuentra en inactividad implica pérdida de productividad.

Es por ello, que es conveniente implementar estrategias de mantenimiento preventivo o proactivo en lugar de estrategias de mantenimiento reactivo.

Un CMMS proporciona toda la información sobre un activo que se requiere para tomar decisiones rápidamente con respecto a la mejor estrategia de mantenimiento que se necesita aplicar y las herramientas necesarias para repararlo, almacenando datos como:

• Documentos e imágenes relacionados con las partes de un equipo o activo.
• Números de serie de las piezas
• Detalles de los proveedores.
• Activos o equipos asociados.
• Rango de cantidad de stock (o la cantidad mínima de la pieza que necesita en el inventario).
• Diferentes estados, es decir, disponible, verificado, auditado, registrado, en mantenimiento, retirado, etc.

4. Automatización de informes:

La creación de informes manuales, la revisión de toneladas de correos electrónicos, hojas de cálculo de Excel y archivadores, son tareas que insumen demasiado tiempo en la gestión de mantenimiento.

Con la incorporación de un CMMS, crear y presentar informes es mucho más sencillo y rápido. Al requerir actualizaciones cada vez que se realiza alguna actividad, la base de datos del sistema está siempre actualizada.

A través de estos informes se puede observar el mantenimiento programado regularmente, el mantenimiento inesperado, el tiempo desde la apertura hasta el cierre de la solicitud, los gastos de inventario, las comparaciones entre los tiempos de respuesta del técnico y mucho más.

La  automatización de informes a través del CMMS no solo permite ahorrar tiempo en su preparación, sino que también puede mostrar oportunidades para mejoras operativas adicionales y oportunidades de capacitación para que los técnicos mejoren la eficiencia.

4. Cuanto cuesta un software de Gestión de Activos y cómo se repaga.

Los proveedores de CMMS generalmente fijan el precio de su software según el método de implementación, el número de usuarios y el nivel de funciones. Estos son los tres planes de precios más comunes:

• Plan de suscripción por usuario, por mes
• Plan de suscripción mensual
• Tarifa de licencia perpetua única

Además del plan a contratar se deben considerar los siguientes costos adicionales:

• Implementación
• Capacitación
• Soporte
• Mantenimiento

Para justificar dichos costos y obtener la aprobación del presupuesto por la alta gerencia, es necesario una estimación del ROI. El Retorno de la Inversión es el resultado económico de la incorporación del software CMMS en un periodo de tiempo. Se calcula de la siguiente manera:

ROI CMMS= (Beneficios del CMMS – Costo del CMMS) / Costo del CMMS

Los beneficios del CMMS se pueden estimar de acuerdo a:

• Aumento de la productividad: para estimar este resultado se multiplican cuatro elementos, obteniendo así el ahorro que implica la disminución de las horas laborales.

• Ahorros en la disminución del tiempo de inactividad: un accidente por falta de un mantenimiento preventivo, implica gastos de repuestos y horas laborales imprevistas.

• Ahorro en los costos de inventario: un stock insuficiente o excedente genera costos adicionales.

• Aumento de vida útil de los activos: una mejor gestión de mantenimiento extenderá la vida útil de los activos y producirá ganancias.

5. Conclusiones

Podemos concluir que un software de gestión de activos le permitirá ahorrar grandes costos al:

1. Disminuir la cantidad de paros imprevistos y reparaciones repetitivas
2. Reducir los pagos por horas extras a empleados de mantenimiento
3. Conservar e incrementar la vida útil de los activos
4. Reducir el tiempo de inactividad y la cantidad de paradas no planificadas
5. Tener un mejor control y visibilidad del trabajo de mantenimiento, una trazabilidad completa
6. Monitorear la condición de los equipos
7. Disponer de Inventarios óptimos
8. Automatizar tareas e informes
9. Realizar una adecuada distribución del trabajo y los recursos

Sin importar la cantidad de instalaciones físicas que esté administrando, Consuman® mantiene toda la información de sus activos en un solo lugar. La disponibilidad de los equipos, los costos asociados, la programación de planes de mantenimiento y el acceso en tiempo real a la información sobre el estado de los activos e intervenciones pasadas, hacen que la gestión de activos sea más fácil que nunca.

Toda la información de los activos está a solo un escaneo de código QR, manteniendo el conocimiento al alcance de su mano.