El mantenimiento de activos es una actividad imprescindible para garantizar el buen funcionamiento de los equipos, sostener la productividad, extender su vida útil y, en consecuencia, potenciar la rentabilidad de las organizaciones.
Ahora bien, más allá de la fiabilidad de las maquinarias y de la precisión y efectividad de las acciones de mantenimiento que se realicen, existe un factor que a menudo es más complejo de gestionar: los errores humanos.
Las personas no son infalibles y, como tales, no están exentas de cometer equivocaciones u omisiones. Los errores son inevitables y lejos de ser situaciones inocuas, pueden acarrear serias consecuencias para las empresas.
¿Cómo mitigar las equivocaciones humanas en el mantenimiento de activos? ¿Cuál es la importancia de contar con un sistema computarizado de gestión de mantenimiento para prevenirlos? Te lo contamos en esta nota.
Errores humanos en el mantenimiento de activos: principales causas y consecuencias
En el mantenimiento, las personas interactúan permanentemente con los activos, por lo que es crucial entender el rol que cumple el factor humano en aquellas actividades apuntadas a mantener los equipamientos en buenas condiciones.
Si bien el grupo operativo está en contacto permanente con los equipos, en ocasiones comete equivocaciones al analizar si su funcionamiento es el adecuado, o bien al determinar si existen anomalías que deben ser solucionadas para evitar que deriven en fallas críticas.
Entre los errores humanos más habituales en el mantenimiento encontramos:
- Errores de procedimiento. Se producen cuando se incumplen los procedimientos o directrices establecidos, ya sea por descuidos o malos entendidos.
- Errores por falta formación o expertise. Son aquellas equivocaciones u omisiones que se cometen por falta de conocimiento, experiencia o capacitación. Utilizar la herramienta o el equipo inadecuado para una tarea, o emplear los activos de forma incorrecta son ejemplos de este tipo de errores.
- Errores de decisión. Tienen lugar cuando los colaboradores toman malas decisiones o sacan conclusiones erróneas sobre el desempeño de un activo, sea porque no tienen acceso a la información que necesitan, poseen datos incorrectos, o bien están sometidos a presiones y situaciones estresantes.
- Errores de comunicación. Comunicarse es una actividad crucial en cualquier proceso empresarial. El mantenimiento no es la excepción. Cuando las interacciones no son las adecuadas o existe falta de comunicación entre los miembros del equipo, surgen malentendidos o errores en las actividades de mantenimiento.
- Errores de planificación y programación. Cuando las tareas de mantenimiento de activos están mal planificadas, se generan retrasos, omisiones en las inspecciones y fallas en las revisiones y reparaciones de las máquinas.
- Errores en el proceso de documentación. Si los operarios documentan de manera inexacta o incompleta las actividades de mantenimiento, pueden surgir confusiones al respecto de las tareas hechas y repeticiones de errores.
- Fallas de atención. Las distracciones, el cansancio, el aburrimiento y la sobrecarga de trabajo pueden hacer que los empleados olviden pasos o detalles importantes, lo que impacta negativamente en el mantenimiento.
- Errores asociados a factores ambientales. No siempre las equivocaciones tienen que ver con la falta de capacitación o experiencia. El ruido, la mala iluminación, las temperaturas extremas y las condiciones deficientes de trabajo hacen que las personas sean más propensas a cometer errores.
Independientemente de cuáles sean las razones por las cuales se generen, las equivocaciones y omisiones humanas en el mantenimiento de activos a menudo traen serias consecuencias.
En primer lugar, pueden generar fallas en los equipamientos, lo que redunda en reparaciones y sustituciones costosas, o bien en una merma de la eficiencia de la producción y de la calidad de las soluciones.
Si el fallo que se genera es crítico, el daño es aún mayor, ya que puede incluir paradas operativas y tiempos de inactividad, lo que, a su vez, genera pérdida de productividad y de rentabilidad. Además, los errores repetidos pueden acortar la vida útil de los equipos.
Asimismo, los errores humanos pueden crear condiciones inseguras, aumentando el riesgo de accidentes y poniendo en peligro al personal y a las instalaciones.
Finalmente, en algunos casos, las equivocaciones de los colaboradores pueden provocar daños medioambientales que derivan en litigios legales y sanciones millonarias.
Cómo mitigar el impacto negativo de las equivocaciones
Eliminar al 100% el error humano es imposible. Pero lo que sí puede hacerse es reducir las probabilidades de que las personas se equivoquen. ¿Cómo? De diversas maneras.
Brindar instancias de capacitación exhaustivas
Quienes están al frente del departamento de mantenimiento deben conocer cuáles son los procedimientos a seguir a la hora de ejecutar las actividades necesarias apuntadas a velar por el buen funcionamiento de los equipos.
También necesitan saber cómo funcionan los activos, cuáles son señales claras de que existen anomalías y qué debe hacerse ante cada desperfecto a fin de evitar que se convierta en un fallo crítico.
Si no cuentan con algún tipo de conocimiento, las empresas deben organizar instancias de capacitación y actualización de skills.
Desarrollar procedimientos y listas de comprobación claros
Para mitigar la chance de equivocaciones u omisiones, es preciso que los responsables del área de gestión de activos elaboren procedimientos y listas de comprobación claros y concisos que incluyan todas las tareas de mantenimiento.
De acuerdo a un estudio realizado por la Comisión Reguladora Nuclear de los Estados Unidos, los procedimientos escritos reducen la tasa de error al 5%, mientras que el uso combinado de este tipo de protocolos con listas de comprobación reduce la tasa de error al 1%.
Para ser efectivos, estos procedimientos deben ser fáciles de seguir y abarcar todos los pasos necesarios para completar las tareas de forma segura y eficaz.
Crear un entorno de trabajo ameno
Para lograrlo, es necesario prestar atención a diferentes cuestiones. En primer lugar, es preciso que los líderes de mantenimiento distribuyan adecuadamente la carga laboral, teniendo en cuenta la cantidad de horas trabajadas y la complejidad de las tareas, ya que a menudo algunos turnos son más desafiantes que otros. Solo así podrán reducir la fatiga y el cansancio de los trabajadores.
Por otro lado, es preciso que asignen las tareas oportunamente, es decir, teniendo en cuenta las habilidades y conocimientos de cada colaborador. Esto asegurará la precisión.
Finalmente, en la medida de lo posible, hay que verificar que los colaboradores no se encuentren al límite de sus capacidades y comprobar que se sientan bien para ejecutar sus actividades.
Propiciar una comunicación eficaz
Cuando los colaboradores están inmersos en un ámbito en el cual la comunicación es abierta y fluida, no temen compartir información sobre el estado de los equipos y las tareas de mantenimiento.
Por lo tanto, crear un entorno en el cual las interacciones sean claras y fluyan en todas las direcciones asegura que los datos se transmitan de manera precisa.
Planificar adecuadamente las tareas de mantenimiento
La programación cuidadosa de las tareas de gestión y mantenimiento de activos permite garantizar que todo el trabajo necesario se realice a tiempo.
En este sentido, los departamentos de mantenimiento deben priorizar las tareas en función de su importancia y de su impacto potencial en la continuidad operativa.
Realizar auditorías periódicas
Las auditorías de mantenimiento tienen como objetivo analizar los procedimientos y actividades de mantenimiento en una organización, a fin de determinar si son correctas, se efectúan de modo adecuado y en el momento oportuno.
Estos procedimientos ofrecen información sobre el área de mantenimiento, ayudando a medir la eficacia de las iniciativas y a identificar si las fallas derivan de errores u omisiones de los colaboradores.
CMMS, un complemento ideal para eliminar el error humano
Los sistemas computarizados de gestión de mantenimiento de activos brindan la posibilidad de automatizar las tareas relacionadas con el mantenimiento de los equipos.
Son varias las formas en las cuales, gracias a sus funcionalidades, ayudan a reducir los errores humanos y a mitigar sus consecuencias.
- Centralización de la información. Los CMMS consolidan toda la información referente a los activos, historial de mantenimiento, repuestos, stock y otros aspectos asociados al mantenimiento en una única plataforma. Así, eliminan la necesidad de buscar datos en múltiples fuentes, reduciendo el riesgo de errores causados por registros perdidos, desactualizados u omitidos y asegurando que los técnicos accedan a información precisa.
- Trazabilidad optimizada. Este tipo de plataformas brinda la posibilidad de rastrear cada uno de los estadios de las acciones de mantenimiento, desde la creación de una orden de trabajo hasta su ejecución. Así, reducen las equivocaciones, facilitan la asignación de tareas y aseguran la realización completa de las actividades.
- Estandarización de procedimientos. Estandarizar las prácticas de mantenimiento es una de las mejores formas de reducir los errores. Los sistemas computarizados permiten documentar y sistematizar los procedimientos, garantizando que las tareas se realicen siempre de la misma manera, lo que minimiza la posibilidad de equivocaciones derivadas de interpretaciones erróneas.
- Automatización de tareas. Los humanos son propensos a cometer errores, en especial cuando realizan actividades repetitivas y tediosas, como la generación de órdenes de trabajo, la programación de tareas de mantenimiento y la creación de informes. El uso de un CMMS permite automatizar estas funciones, permitiendo que el personal se concentre en tareas más estratégicas y reduciendo la posibilidad de errores. Además, su adopción elimina la necesidad de mantener registros físicos, que pueden perderse o dañarse.
- Envío de alertas y notificaciones. Los sistemas de gestión de mantenimiento envían alertas sobre trabajos pendientes e inspecciones programadas. Esto reduce las chances de olvidos o equivocaciones.
- Comunicación optimizada. Asimismo, estas plataformas facilitan las interacciones entre los diferentes equipos involucrados en el mantenimiento, como líderes, técnicos y proveedores. Así, evitan malentendidos y garantizan que todos estén trabajando con la misma información.
- Análisis de datos perfeccionado. Los CMMS recopilan datos que pueden ser analizados para identificar patrones, tendencias y áreas de mejora. Esto permite tomar decisiones más informadas y proactivas, apuntadas a prevenir fallas y a optimizar el rendimiento de los equipos.
Junto con la capacitación adecuada, la creación de procedimientos claros y el desarrollo de un modelo comunicativo eficaz, la adopción de un sistema de gestión de mantenimiento de activos es clave para mitigar los errores humanos. ¿Quieres más información sobre nuestra plataforma? Contáctanos.
