Independientemente del tipo de producto que se fabrique o del servicio que se ofrezca, para las organizaciones, llevar adelante una adecuada gestión de órdenes de trabajo es un paso fundamental para garantizar la operatoria.
Ahora bien, en ocasiones, el personal del área de mantenimiento comete errores en la administración de estos documentos, especialmente al momento de completar información o detallar las tareas a realizar.
Si estas equivocaciones u omisiones no son detectadas y corregidas a tiempo, pueden ocasionar inconvenientes que perjudican el funcionamiento de los activos.
La importancia de una adecuada gestión de órdenes de trabajo
Cuando hablamos de órdenes de trabajo (OT), nos referimos a documentos utilizados para plasmar toda la información referente a un servicio o tarea específica que deben ser ejecutados sobre un equipo a fin de mantenerlo operativo.
Las OT detallan los pasos, el presupuesto asignado, los responsables, la mano de obra interviniente, los insumos y los plazos de ejecución de las diferentes actividades.
Cuando su gestión es la adecuada, permiten planificar y programar el mantenimiento de manera eficaz, aumentando la fiabilidad y extendiendo el ciclo de vida de los equipamientos.
Ahora bien, para que estén bien administradas, es imprescindible contar con un proceso formal de gestión de órdenes de trabajo.
Este proceso hace posible que las organizaciones hagan un seguimiento oportuno y preciso del progreso de cada una de las tareas planificadas en las OT, garantizando no solo la ejecución en tiempo y forma, sino también la correcta asignación de recursos.
6 errores al gestionar OT
Una adecuada gestión de órdenes de trabajo es clave para el buen funcionamiento operativo. No obstante, en ocasiones los equipos de mantenimiento o los responsables del área cometen errores al momento de administrarlas.
Si estas equivocaciones no son detectadas y resueltas oportunamente, pueden derivar en malentendidos, pérdida de recursos y tiempo y, lo que es peor, en fallas permanentes en los activos.
Información incompleta o imprecisa
El objetivo de las órdenes de trabajo es dar inicio a una tarea determinada, como, por ejemplo, arreglar una pieza en mal estado o realizar acciones de mantenimiento proactivo de forma programada. Las OT determinan las actividades a ejecutar y los responsables de su ejecución, así como también explicitan instrucciones, materiales y fecha de finalización.
Cuando estos documentos no incluyen la información necesaria, o la exponen, pero solo de manera parcial, es factible que los ejecutores realicen incorrectamente las tareas, omitan pasos o que el trabajo se retrase.
Comunicación deficiente
No comunicar o comunicar de manera deficiente, es costoso para las organizaciones, especialmente cuando las acciones comunicativas tienen que ver con el funcionamiento operativo.
Por ejemplo, si un activo crítico se avería, pero el equipo responsable por el mantenimiento correctivo recibe las instrucciones para resolver el inconveniente horas más tarde, la línea de producción estará inactiva durante mucho tiempo. Esto causará retrasos y pérdida de rentabilidad.
Para lograr una adecuada gestión de órdenes de trabajo, es imprescindible comunicar las OT oportunamente al equipo de mantenimiento, dejándoles en claro en qué consiste el problema y cómo y cuándo debe ser solucionado para que el equipo vuelva a estar operativo.
Falta de priorización
Otro error común en la gestión de OT tiene que ver con la falta de priorización.
Día tras día, el personal de mantenimiento recibe diferentes órdenes de trabajo. Si no están bien priorizadas, es decir, clasificadas en función de su criticidad, el riesgo de que los responsables de las reparaciones ejecuten tareas de baja prioridad y dejen de lado actividades críticas aumenta notablemente.
Cuando esto sucede, se generan demoras innecesarias, pérdida de productividad y, eventualmente, riesgos de seguridad.
Para evitar este panorama, es fundamental establecer un sistema de priorización que clasifique las órdenes de acuerdo con su urgencia, impacto en el negocio, costos de las demoras y seguridad de los operarios.
Falta de seguimiento de la progresión de las actividades
No basta con emitir la OT y dejarla librada a la consideración del personal que la tiene que llevar adelante.
Para lograr una adecuada gestión de órdenes de trabajo es necesario hacer un seguimiento detallado. Solo así podrá determinarse si las acciones se están realizando conforme fueron solicitadas y en los tiempos oportunos, o bien si existen tareas incompletas o inconvenientes que frenan su ejecución.
Omisión de datos de compliance
Toda organización, independientemente del rubro al cual pertenezca, debe cumplir la normativa de su sector. No obstante, en ocasiones la información relacionada con el compliance no es explicitada en las OT.
Esto genera que los responsables deban invertir —o perder—tiempo para agregar estos datos, lo que genera retrabajo. O, en el peor de los casos, deriva en faltas al cumplimiento que conllevan sanciones y multas.
Uso inadecuado de los sistemas de gestión de OT y falta de automatización
En la actualidad, muchas compañías cuentan con un software de gestión de activos para administrar las OT. A pesar de su probada utilidad, algunas de ellas no lo utilizan de manera correcta, lo que redunda en pérdida de información, duplicación de tareas o falta de actualizaciones en tiempo real.
Otras, en cambio, aún usan sistemas manuales. La gestión manual, además de aumentar el riesgo de cometer errores y omisiones y provocar pérdidas de tiempo, no puede seguirle el ritmo a la evolución de los negocios.
Para evitar equivocaciones en las órdenes de trabajo es necesario automatizar el sector de mantenimiento y, al mismo tiempo, capacitar al personal sobre el uso adecuado de las herramientas digitales a fin de que puedan gestionar órdenes de trabajo de manera adecuada.
Contar con un CMMS, la clave del éxito
Una de las estrategias más efectivas para asegurar una administración eficiente de las OT consiste en la utilización de un sistema de gestión de mantenimiento de activos, como Consuman.
La implementación de un CMMS brinda la posibilidad de almacenar las órdenes de trabajo, introducir todos los datos necesarios para su ejecución (instrucciones, fotografías de las averías, presupuestos, responsables, tiempos de realización, etc.), actualizar la información en tiempo real, acceder al historial de reparaciones, generar notificaciones y enviar alertas, entre otras funcionalidades.
Asimismo, permiten hacer un seguimiento adecuado y preciso del progreso de cada actividad, así como rastrear y analizar múltiples órdenes en simultáneo.
Por otro lado, ponen a disposición de los responsables de mantenimiento información sobre el historial de las reparaciones, automatizan la inclusión de los datos de compliance y centralizan los datos del proceso, mejorando la precisión y potenciando la efectividad de las tareas.
¿Qué esperas para potenciar la gestión de órdenes de trabajo en tu organización? Entra en contacto con nosotros y comencemos a trabajar juntos.
