Falta de visibilidad, uso ineficiente de recursos e incumplimiento normativo… Son varios los desafíos que enfrentan quienes lideran las actividades de mantenimiento de activos por la existencia de silos de datos.
Cuando la información está fragmentada y aislada en diversos sistemas y áreas, la colaboración entre departamentos, el análisis de los registros y la toma de decisiones se complejizan, lo que conduce a una pérdida generalizada de la productividad y la eficiencia.
En este artículo, explicamos qué son los silos de datos, cuál es su impacto en el mantenimiento de los equipos y por qué la adopción de un sistema computarizado de gestión de activos es un paso clave para resolver los problemas derivados de la falta de integración de la información.
Qué son los silos de datos
Hoy en día, las organizaciones generan y procesan grandes cantidades de información. Sin embargo, en vez de estar integrados, estos registros a menudo se encuentran agrupados y aislados, debido a que cada sector usa software diferentes para gestionar sus datos.
Cuando esto sucede, se producen silos de información, entendidos como conjuntos de datos disponibles para un departamento, pero aislados de otras áreas empresariales. ¿Cuál es el peligro de este escenario? Que, si los datos están en silos, a los empleados les resulta difícil acceder a la información, buscarla y analizarla de manera conjunta e integral.
Son varios los motivos que originan los silos, como, incompatibilidad entre los diversos sistemas organizacionales, descentralización en la gestión de IT, cultura corporativa que no prioriza la colaboración entre sectores e infraestructura tecnológica obsoleta, entre otros.
Más allá del origen, cuando la información no fluye de manera adecuada o no está lo suficientemente centralizada, las organizaciones:
- Obtienen visualizaciones limitadas del negocio, ya que los datos están fragmentados entre diversos sectores
- Crean una experiencia de usuario deficiente, debido a la falta de datos holísticos. Esto puede afectar de manera negativa las interacciones entre la empresa y sus clientes, y, al mismo tiempo, conducir a una comprensión inadecuada del recorrido del comprador.
- Limitan la colaboración entre departamentos, porque los equipos tienen acceso restringido a los registros. En consecuencia, no pueden trabajar juntos hacia un objetivo en común.
- Disminuyen la productividad y ralentizan el crecimiento, ya que los colaboradores pierden mucho tiempo en buscar datos. Esto los torna más lentos y menos productivos.
- Reducen la calidad de los datos, que se vuelven obsoletos, inexactos y de difícil acceso, lo que conduce a decisiones empresariales incorrectas.
El impacto de los silos de datos sobre el mantenimiento de activos
Además de perjudicar el desarrollo de las empresas a nivel global, la existencia de registros aislados y fragmentados impacta negativamente en diversos aspectos que tienen que ver con la gestión del mantenimiento de activos.
Falta de visibilidad
La falta de integración de la información impide que quienes lideran el departamento de mantenimiento accedan a una visión integral y unificada del estado de los equipos, así como de su historial de acciones de mantenimiento y reparación.
En consecuencia, identificar patrones, predecir fallas y tomar decisiones adecuadas se tornan tareas más complejas.
Derroche de esfuerzos y recursos
Por otro lado, cuando los datos no están integrados, los encargados del mantenimiento deben buscar información en diferentes sistemas y establecer conexiones entre los diversos registros.
Además de restarles tiempo para enfocarse en actividades críticas, esto puede conducir a la duplicación de tareas, al desperdicio de recursos y esfuerzos y a una toma de decisiones que dista de ser eficaz.
Aumento de downtime
Las paradas de producción involuntarias constituyen un verdadero peligro para la productividad.
Si bien estas detenciones imprevistas pueden surgir por falta de materia prima o por fallas en los activos, a menudo se producen por retrasos o faltas de comunicación entre los encargados de mantenimiento y los responsables de producción.
Estos cortocircuitos en las interacciones no tienen causas técnicas, sino que son originados porque la información está fragmentada y no fluye.
Aumento de los costos de mantenimiento
La falta de visibilidad de los datos y la existencia de información poco confiable puede incrementar los gastos asociados al mantenimiento de los activos de diversas maneras.
En primer lugar, no contar con registros precisos sobre el estado de los equipos puede conducir al surgimiento de fallos inesperados que requieren acciones de mantenimiento correctivo y reparaciones de emergencia costosas.
Por otro lado, la ausencia de información confiable lleva a tomar decisiones de mantenimiento poco eficientes, lo que, en definitiva, redunda en actividades de mantenimiento prescindibles, o bien en demoras en la ejecución de acciones de mantenimiento que sí son necesarias.
Falta de cumplimiento normativo
Los silos de datos pueden dificultar el cumplimiento de las regulaciones vinculadas al mantenimiento de los activos.
Asimismo, la falta de acceso a información precisa y completa dificulta la confección de informes y la realización de auditorías que contribuyan con el compliance.
Obstáculos para implementar iniciativas que impulsen la mejora continua
Finalmente, cuando la información está fragmentada, el análisis de tendencias, la identificación de puntos de mejora y la puesta en marcha de proyectos de optimización de gestión de mantenimiento y equipos se torna compleja.
Esto conduce a que las organizaciones no puedan aprovechar al máximo las oportunidades que se presentan para mejorar el mantenimiento, reducir costos y optimizar la operatoria.
Implementar un CMMS, la solución para eliminar los silos
Una de las estrategias más efectivas para mitigar el impacto negativo que generan los silos de datos en las actividades apuntadas a mantener los activos es poner en marcha un sistema computarizado de gestión de mantenimiento, o CMMS.
Al centralizar y sistematizar la información relacionada con los equipos, las acciones de mantenimiento y el rendimiento operativo, estos software ofrecen funcionalidades y ventajas que permiten enfrentar los retos de los silos de datos.
Primeramente, los sistemas centralizan en un único lugar registros de diversas fuentes, como historial de reparaciones y mantenimiento, órdenes de trabajo, registros de inventario y datos en tiempo real, entre otros.
Esto permite que los responsables del departamento de mantenimiento accedan a una visión completa del estado de la maquinaria. De esta forma, pueden identificar patrones, predecir fallas y generar informes.
Asimismo, también brinda la posibilidad de tomar decisiones basadas en datos fiables que optimicen las acciones de mantenimiento, reduzcan costos y mejoren el rendimiento de los activos a través de su ciclo de vida.
En segundo lugar, los CMMS facilitan la colaboración entre los distintos departamentos y equipos que conforman una organización, proporcionando una plataforma común en la cual es posible compartir información y contribuyendo a la comunicación constante.
Por otro lado, dado que estos sistemas pueden integrarse con otras herramientas empresariales, eliminan la duplicación de datos y los esfuerzos asociados a la resolución de los problemas derivados del derroche de esfuerzos y recursos.
Finalmente, al adoptar un CMMS, las organizaciones pueden garantizar el cumplimiento de las normas vigentes, ya que este tipo de sistemas proporciona registros de auditoría precisos, integrales y confiables.
De esta manera, se eliminan los riesgos asociados a la falta de acceso a información fidedigna y fiable, que a menudo dificultan el compliance y derivan en multas y sanciones.
Los silos de datos constituyen un verdadero obstáculo para alcanzar la eficiencia en términos de mantenimiento de activos. ¿Quieres conocer cómo Consuman contribuye a la integración de la información y a la adecuada gestión de los equipos? Contáctanos.
