Los costos de mantenimiento impactan considerablemente en la rentabilidad empresarial. Cuando los gastos asociados a reparaciones, sustituciones o paradas operativas se salen de control, los problemas no tardan en aparecer. Contar con un software de gestión de activos (CMMS) es una de las estrategias más efectivas para evitar inconvenientes.
Este tipo de soluciones permiten hacer un seguimiento exhaustivo del funcionamiento de los equipos, programar acciones de mantenimiento, gestionar el inventario y optimizar los procesos del área.
De esta forma, ayudan a supervisar los gastos relacionados con las actividades de mantenimiento y a prevenir fallas que, si no son atendidas a tiempo, conllevan reparaciones o sustituciones costosas.
En este artículo, analizamos en detalle de qué maneras un CMMS contribuye a que las empresas sean más rentables y se mantengan competitivas.
¿Cuáles son los gastos habituales asociados al mantenimiento?
Antes de explicar cómo el uso de un software de gestión de activos ayuda a manejar de manera más eficiente los recursos económicos de las compañías, es necesario entender los gastos en los que habitualmente incurre el sector de mantenimiento.
Insumos, repuestos y herramientas
Las organizaciones necesitan diferentes tipos de suministros e instrumentos para llevar adelante las tareas de mantenimiento de los equipos.
Los insumos requeridos dependen del tipo de actividad y de las maquinarias con las que cuente cada empresa.
Repuestos, lubricantes, materiales de limpieza y desinfección y herramientas diversas son algunos de los elementos que componen esta categoría. Más allá de lo que se utilice, estos gastos representan una cantidad de dinero significativa dentro del presupuesto asignado al departamento de mantenimiento.
Servicios
Además, el sector de mantenimiento también invierte recursos en servicios de limpieza industrial, calibración y reparación de equipos, herramientas e instrumentos y transporte de materiales y equipos.
Mano de obra
Dentro de esta categoría se incluyen los costos de sueldos, beneficios, aportes jubilatorios y a la seguridad social, capacitaciones, pago de horas extras, beneficios sociales y uniformes y elementos de protección personal, entre otros conceptos.
7 formas en las que la adopción de un software de gestión de activos reduce el gasto
En 2024, el tamaño del mercado de CMMS alcanzó los USD 956.4 mil millones y se prevé que alcance los USD 2069.3 mil millones en 2031, creciendo a una CAGR del 9%.
Estas cifras ponen de manifiesto el valor que este tipo de soluciones aporta a las empresas, especialmente en lo que a rentabilidad respecta.
La adopción de una plataforma de gestión de activos no solo elimina los errores asociados a las tareas manuales y aporta agilidad a la operatoria, sino que también disminuye visiblemente los costos del departamento de mantenimiento. Veamos de qué maneras lo hace.
Adopción de un enfoque proactivo de mantenimiento
Ante la falla de un equipo, en ocasiones el personal de mantenimiento se apresura en repararlo o en sustituir una pieza, sin analizar en detalle cuál es el motivo real de ese inconveniente.
Por ejemplo, puede ocurrir que un incidente se produzca porque un componente esté dañado. Ahora bien, si el daño surge porque las órdenes de trabajo que solicitaban su reparación no fueron adecuadamente procesadas, reemplazar este elemento no solucionará realmente el problema. Por el contrario, funcionará como un “parche”.
Cuando la causa raíz del inconveniente no es abordada, este volverá a ocurrir, causando gastos adicionales.
Implementar un CMMS permite pasar de un encuadre correctivo a una metodología proactiva que analiza los diferentes motivos de las fallas y las paradas no programadas, reduciendo las intervenciones de emergencia, los tiempos improductivos y los costos de mano de obra, insumos y herramientas.
Gestión adecuada de las órdenes de trabajo
Una gestión eficaz de las órdenes de trabajo es clave para lograr la eficiencia en las actividades de mantenimiento.
Los procesos manuales, como aquellos basados en papel o las hojas de cálculo, insumen muchísimo tiempo y son propensos a generar errores, retrasos y problemas de comunicación, lo que redunda ineficiencias que derivan en el aumento de los costos.
Los CMMS agilizan la gestión de las órdenes de trabajo, centralizando la comunicación, automatizando la asignación de tareas y proporcionando visibilidad de los flujos de trabajo.
Gracias a ellos, los responsables de mantenimiento pueden saber con precisión qué tareas de mantenimiento están en curso, así como cuáles necesitan atención crítica y cuáles pueden esperar porque representan riesgos moderados.
Seguimiento detallado del rendimiento de los activos
Monitorear el desempeño de los equipos es esencial para maximizar su productividad, minimizar los tiempos de inactividad y prolongar su vida útil.
Al adoptar un software de gestión de activos, las empresas pueden hacer un seguimiento puntilloso de las maquinarias, analizando la antigüedad, el estado general, la frecuencia e intensidad de uso, las instancias de mantenimiento que atravesaron y las acciones correctivas o preventivas a las que estuvieron expuestas.
Porque aquellos activos que no están adecuadamente controlados y mantenidos suelen degradarse prematuramente, redundando en costosas reparaciones o sustituciones.
Reducción de los costos de mano de obra
Imagina que tienes la cantidad de colaboradores que precisas para ejecutar las actividades de mantenimiento preventivo necesarias para garantizar la operatividad de los equipos, y que no necesitas pagar horas extra para completar todas las tareas en tiempo y forma.
¿Crees que este escenario es solo una fantasía? Usar un CMMS puede hacerlo realidad.
Estas soluciones ayudan a estimar con precisión las horas de trabajo que se precisan para las tareas de mantenimiento preventivo, asegurando que los niveles de dotación de personal coincidan con la carga de trabajo y eliminando la necesidad de pagar horas extras.
Gestión eficiente del stock de repuestos
Una de las principales causas de los retrasos en las reparaciones es la falta de disponibilidad de piezas.
Los sistemas computarizados de gestión de activos brindan la posibilidad de administrar eficazmente el inventario de repuestos e insumos, evitando las demoras que se generan por la falta de existencias.
Además, ayudan a hacer un seguimiento pormenorizado de los niveles de inventario vigentes y a generar automáticamente órdenes de compra en función de las necesidades, reduciendo los costos y evitando gastos de último momento.
Reducción de los tiempos de inactividad
Cuando los equipos no son adecuadamente mantenidos, experimentan más averías. Esto se traduce en paradas no programadas, baja de la productividad y pérdidas de dinero.
Adoptar un CMMS permite desplegar un enfoque predictivo de mantenimiento, mitigando el riesgo de interrupciones inesperadas y reduciendo el gasto asociado a las reparaciones de emergencia.
Análisis preciso del ciclo de vida y sustitución de equipos
Las plataformas de gestión de activos brindan la posibilidad de llevar adelante una evaluación precisa de cada equipo y sus características, analizando el historial de mantenimiento, los costos de las reparaciones, las fallas registradas, el año de adquisición, entre otros.
Gracias a la información que proporcionan, los responsables de mantenimiento pueden tomar decisiones acertadas en términos de sustitución o reparación de las maquinarias.
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