Para que los procesos productivos de las organizaciones funcionen de manera fluida, deben estar respaldados por la operatividad continua de los equipos. Es en este punto donde los software de gestión de activos cumplen un rol crucial, contribuyendo al buen funcionamiento de todo el sistema de producción.
No obstante, para que la política de continuidad operativa sea realmente exitosa, es fundamental que los colaboradores se involucren en esta estrategia.
Solo con un talento humano capacitado y comprometido con su rol dentro del aparato de producción, las empresas pueden ser productivas y fomentar una cultura de mejora continua.
En este artículo, te contamos cómo involucrar al grupo operativo para maximizar el potencial de la solución de gestión de activos y mantenimiento.
La importancia del factor humano dentro en la gestión de mantenimiento
Si bien contar con un sistema computarizado de gestión es un paso clave para potenciar la eficiencia operativa, no se puede perder de vista la importancia que tiene el factor humano en el mantenimiento de los activos.
Los colaboradores están en contacto diario con las máquinas. Por eso, pueden evaluar su funcionamiento y detectar rápidamente si existen anomalías que deben ser informadas y reparadas.
Pero, ¿qué ocurre si no tienen la capacitación suficiente para diferenciar problemas pequeños de fallas críticas que pueden ocasionar grandes problemas? O, peor aún, ¿qué sucede si no están motivados, no saben cuáles son las responsabilidades de su cargo o no están debidamente capacitados en el uso del software de gestión de activos?
La respuesta parece obvia. Cuando alguno de estos escenarios se hace realidad, un fallo plausible de ser rápidamente reparado puede agravarse y conducir a la parada operativa, generando tiempos de inactividad que afectan la producción y la calidad de las soluciones.
Algo similar sucede cuando se demora la reparación de un activo, la sustitución de alguna de sus piezas o la compra de insumos, sea porque no se le da la importancia que reviste o porque no se confeccionan de manera adecuada las órdenes de trabajo. Al igual que en el escenario anterior, este panorama deriva en la caída de la producción y la disminución de la calidad.
Es por este motivo que, lejos de ser un aspecto irrelevante o de poco peso, el factor humano cumple un rol crucial en el mantenimiento de activos.
El éxito de la cadena de gestión se basa no solo en la adopción de tecnología de punta, sino también en la existencia de un grupo operativo involucrado, consciente de sus tareas y responsabilidades y capacitado para identificar inconvenientes y reportarlos eficazmente en el sistema de gestión.
Adoptar un software de gestión de activos y promover la capacitación, dos de las claves para involucrar al grupo operativo
Los colaboradores no son islas ni robots: están atravesados por diversas situaciones personales, familiares y laborales que impactan sobre la ejecución de sus tareas.
Conocer la existencia de los factores cognitivos, emocionales y sociales que intervienen en cada acción del equipo de trabajo es clave para diseñar e implementar una estrategia impulse su motivación y compromiso y, al mismo tiempo, los ayude a entender hacia dónde se orienta el trabajo de mantenimiento.
Porque, después de todo, la mejor tecnología, la más avanzada, llevará al fracaso si no es efectivamente comprendida por los actores que la utilizan. Entonces, ¿cómo se puede generar interés en el grupo de operadores? Teniendo en cuenta algunos lineamientos estratégicos.
Establecer y comunicar el organigrama de mantenimiento
Todos los operarios deben conocer y saber qué lugar ocupan dentro del organigrama de mantenimiento.
Esto implica que tiene que tener bien en claro a quién —o a quiénes— deben reportar y quién es su cliente interno, es decir, a quiénes deben atender, sean supervisores o responsables de calidad.
Para que no haya dudas sobre el papel que cada operario cumple dentro de la estructura, es imprescindible organizar una reunión en la cual se comunique este diagrama con las correspondientes jerarquías.
Colocar el organigrama en un lugar visible dentro del taller para que esté siempre a disposición de los colaboradores es otra alternativa válida. La idea es generar y replicar información transparente que no deje lugar a suposiciones y conceptos errados.
Utilizar un software de gestión de activos
En ciertas organizaciones, la gestión en planillas de cálculo o en agendas no es suficiente. Para lograr eficiencia operativa, necesitan no solo recolectar los datos, sino sistematizarlos, sacar indicadores, ordenarlos y filtrarlos a fin de poder aprovechar al máximo la información que aportan.
Consuman, nuestra plataforma de gestión de activos, permite centralizar los datos para controlar, prever y planificar las acciones de mantenimiento.
Los módulos de gestión de activos, gestión de inventarios y compras y control de órdenes de trabajo, junto con las funcionalidades de mantenimiento predictivo basado en IoT, mantenimiento móvil APIs de integraciones y tableros de reporte y analítica simplifican el mantenimiento de los equipos, impulsando la continuidad operativa.
Establecer niveles de permisos para los usuarios
Así como cada operador tiene sus responsabilidades, personas a las que reporta y clientes internos, también necesita tener permisos determinados dentro del software de gestión de activos.
No es necesario que todos accedan a todo, sino que puedan visualizar la información que realmente necesitan en función de su rol y su responsabilidad dentro del organigrama de mantenimiento.
Por eso, se debe elegir un software que ofrezca la posibilidad de clasificar por niveles a los usuarios, concediéndoles permisos diferenciados dentro del sistema.
Detallar la estructura de planta y el layout
Además de generar un organigrama, es fundamental dividir la base de datos por ciudades, y dentro de ellas, por unidades de negocio o por sectores. Luego, al interior de cada uno de los sectores o unidades productivas, la estructura debe contemplar la clasificación por máquinas.
El software elegido debe propiciar la descentralización de la gestión de activos. ¿Cómo? Por ejemplo, brindando la posibilidad de que un técnico de una determinada ciudad y sector, además de poder ver todos los equipos de donde hace base, pueda tener acceso y permiso para operar sobre los activos que se encuentran en otra localidad, en los casos en los cuales sea necesario.
De esta forma, se ordena la comunicación entre el grupo operativo y los clientes internos. Porque, cuando los pedidos se canalizan por teléfono, servicios de mensajería instantánea o e-mail, no ingresan a la base de datos, diluyendo la visibilidad y, por ende, la trazabilidad de los procesos.
En este sentido, Consuman, al funcionar en versión web y mobile, facilita la interacción entre las partes que intervienen en las acciones de mantenimiento.
Analizar los niveles de criticidad
Los colaboradores deben entender cómo funcionan los niveles de criticidad de los equipos, a fin de desarrollar el mantenimiento adecuado en cada caso.
Cada uno de los equipos que forma parte de un sector productivo tiene una determinada incidencia del mantenimiento en función de su ubicación dentro del proceso. En este sentido, las máquinas se clasifican en A, B o C de acuerdo con su criticidad.
Los equipos de clase A influyen totalmente en el proceso productivo, mientras que los de clase B lo hacen parcialmente. Por su parte, los de clase C no tienen influencia. Conocer esta clasificación es fundamental para planificar el mantenimiento.
Ahora bien, ¿cómo se establece a qué nivel de criticidad corresponde cada equipo? Siguiendo una matriz de riesgo que contemple requerimientos legales, seguridad del medio ambiente, calidad, productividad, oportunidad de producción, tasa de ocupación, frecuencia de paradas y mantenibilidad.
Estos parámetros permiten definir si el equipo tiene criticidad alta, media o baja. Si el nivel es alto, se requieren acciones de mantenimiento predictivo, mientras que para niveles medios se recomiendan acciones preventivas. Finalmente, para la criticidad baja, lo mejor es aplicar mantenimiento correctivo.
Definir y comunicar la misión, la visión y los valores organizacionales
Toda empresa tiene una misión, una visión y determinados valores corporativos.
La misión es aquello que aspira alcanzar, el propósito. También incluye cuáles serán los medios en los que se va a apoyar para lograrlo y quiénes formarán parte de ese esfuerzo.
Por su parte, la visión tiene que ver cómo se presentará el futuro y los cambios positivos que aparecerán si la empresa logra cumplir su misión efectivamente.
Finalmente, los valores, que son los principios de una compañía, dan cuenta de cómo debe ser la conducta que debe seguir en el cumplimiento de sus objetivos.
Estos 3 conceptos, además de estar plasmados en el taller de trabajo, junto con el organigrama que detallamos anteriormente, deben ser adecuadamente explicados al personal.
Capacitar al grupo operativo de mantenimiento y a los solicitantes
Todos los colaboradores deben recibir el entrenamiento que necesitan para llevar adelante su rol y cumplir con sus responsabilidades.
El grupo operativo de mantenimiento debe conocer los lineamientos estratégicos que permiten involucrar al equipo de trabajo y, al mismo tiempo, saber cómo se utiliza el software de gestión de activos.
Esto implica conocer el paso a paso de los procesos de mantenimiento, desde cómo se originan a las solicitudes y se le da tratamiento a las órdenes de trabajo, hasta de qué manera se retroalimentan los pedidos.
También deben ser capacitados sobre los procedimientos técnicos a seguir para ejecutar una orden de trabajo, en función de los manuales o experiencias previas de mantenimiento.
Los solicitantes de los trabajos también deben entender cómo pedir las acciones de mantenimiento, teniendo en claro cómo recolectar datos, cuáles son los criterios para describir adecuadamente las tareas a realizar y el alcance. Asimismo, deben saber cómo manejar correctamente las prioridades en función de la urgencia y/o la criticidad.
Fomentar la interacción entre las áreas
Asimismo, para involucrar al grupo operativo es fundamental propiciar la interacción entre las áreas, fomentando la comunicación fluida entre operadores, solicitantes y personal de mantenimiento.
Promover instancias de trabajo en equipo en donde se diseñen planes de acción para llevar adelante iniciativas de mantenimiento e intervenciones sobre activos también es un punto clave para impulsar el compromiso de los colaboradores.
Organizar reuniones de mantenimiento
El objetivo de estos encuentros es fomentar el trabajo en equipo, así como la interacción entre los técnicos, los supervisores, el planificador y los jefes.
Es importante que las reuniones sean concretas, concisas y bien planificadas, a fin de evitar demoras y pérdida de atención por parte de los asistentes.
Ahora bien, si hubo un problema que causó un daño considerable, entonces se requiere un encuentro más profundo donde se efectúe un análisis de causa raíz que ayude a identificar el origen de la falla.
El factor humano es un punto crucial para el éxito de las acciones de mantenimiento. Adoptar un software de gestión de activos, capacitar a los colaboradores sobre su uso y delimitar sus responsabilidades y funciones son algunas de las iniciativas que potencian el engagement. ¿Tienes dudas? Contáctanos.
